ESP – Exames sem Papel

Designação do Projeto: ESP - Exames sem Papel

Sistema de Apoio à Transformação Digital da Administração Pública (SATDAP)

AAC Nº 01/SAMA2020/2018

Nº do Projeto: POCI-02-0550-FEDER-040220

Beneficiário: Centro Hospitalar de Lisboa Ocidental, E.P.E.(CHLO)

Objetivo Principal: Melhorar o acesso às tecnologias da informação e da comunicação, bem como a sua utilização e qualidade no Centro Hospitalar de Lisboa Ocidental, E.P.E. 

• Reduzir o tempo de espera pelos resultados dos meios complementares de diagnóstico (MCDT´s). Os resultados passam a estar disponíveis no próprio dia da realização do exame;
• Simplificar os procedimentos de agendamento de marcação de exames e/ou MCDT´s, através da redução substancial do processo administrativo de agendamento de exames, eliminando-o internamente no CHLO, isto é quando os exames são prescritos no âmbito de Consultas Externas do CHLO, o médico passa a poder agendar eletronicamente o exame, no momento da prescrição;
• Diminuir a taxa de faltas a consultas e exames, na medida em que o utente toma conhecimento presencial do agendamento dos exames e consultas e, inclusive consegue otimizar as deslocações ao CHLO, através da realização de MCDT´s e consulta externa subsequente no mesmo dia;
• Aumentar a eficácia na realização de MCDT´s, na medida em que o facto do procedimento de transcrição do relatório de exame ser efetuado em simultâneo com a realização do exame permite reduzir o número de exames repetidos por incerteza e ou grau de confiabilidade da imagem;
• Reduzir significativamente os custos do Serviço Nacional de Saúde (SNS), como resultado da desmaterialização de processos e procedimentos, designadamente através da eliminação de desperdícios, eliminação de papel, redução de custos de impressão ou de CD para transporte de resultados, eliminação de custos com subcontratação de transcrição de relatórios de exames e redução de custos de deslocação de utentes provenientes da Região de Convergência, designadamente Norte, Centro e Alentejo;
• Reduzir o impacto ambiental da atividade do CHLO associado à realização de MCDT´s;
• Aumentar o conforto para os utentes, que passam a poder realizar numa única deslocação ao CHLO, os exames e a consulta externa subsequente, contribuindo para a redução das desigualdades na saúde e melhoria na acessibilidade dos utentes do SNS, designadamente na área de influência direta e indireta do CHLO, que em algumas áreas corresponde a toda a população nacional;
• Aumento da capacidade instalada para a realização de MCDT´s, em virtude da eliminação do tempo para transcrição convencional de exames, em algumas tipologias em que ainda não está a ser utilizada a tecnologia de transcrição de voz, com consequente diminuição das listas de espera para MCDT´s e ou redução de custos com o envio de MCDT´s para o exterior.

Região de intervenção (NUTS II): Lisboa

Data de aprovação: 24-10.2018

Data do termo de aceitação: 07-02-2019

Data de início: 01-09-2017

Data de conclusão: 30-09-2020

Custo total elegível: 309.110,24 €

Apoio Financeiro da União Europeia (FEDER): 176.038,28 € (56,95%)

Apoio Financeiro Público Nacional/Regional: 133.071,96 € (43,05%)

Atividades do projeto realizadas:

• A1 - Diagnóstico da solução; (CONCLUÍDA)
• A2 – Especificação e planeamento da operação para conceção dos requisitos técnicos e funcionais do novo sistema de requisição de exames (CONCLUÍDA)
• A3 – Especificação e planeamento da operação para conceção dos requisitos técnicos e funcionais da expansão dos exames de cardiologia geridos pelo Cardiobase para ligação e integração ao Processo clínico eletrónico e ao RSE(CONCLUÍDA)
• A4 – Implementação e configuração da integração dos equipamentos de exames selecionados no processo clínico eletrónico (CONCLUÍDA)
• A5 – Implementação, parametrização e configuração do módulo de requisição de exames e integração com o RSE (CONCLUÍDA)
• A6 – Implementação, parametrização e configuração do módulo de transcrição de relatórios de exames SiiMA – Ditado Digital com Reconhecimento de Voz (CONCLUÍDA)
• A7 – Implementação, parametrização e configuração da expansão do módulo do software Cardiobase a um conjunto mais alargado de exames de cardiologia e integração com o RSE (CONCLUÍDA)
• A8 – Implementação, parametrização e configuração do módulo de integração de exames da área de Urologia ao processo clínico eletrónico e a sua integração com o RSE (CONCLUÍDA)
• A9 – Implementação, parametrização e configuração da expansão do módulo do software de integração de exames de otorrinolaringologia ao processo clínico eletrónico e a sua integração com o RSE (CONCLUÍDA)
• A10 – Divulgação da Operação (CONCLUÍDA)
• A11 - Gestão e acompanhamento da Operação (CONCLUÍDA)

O projeto designado “ESP – Exames Sem Papel” visou desmaterializar os processos e procedimentos no âmbito dos Meios Complementares de Diagnóstico e Terapêutica (MCDT´S) em diversas especialidades clínicas, nomeadamente, as áreas de Cardiologia, Urologia, Otorrinolaringologia, Gastroenterologia, Radiologia, Neurroradiologia, entre outras, permitindo a sua interligação com os sistemas e tecnologias de informação do CHLO e do SNS, designadamente com o RSE.

Com a implementação do projeto os resultados (relatórios e imagens) passaram a ficar disponíveis de imediato no Processo Clínico Eletrónico dos Utentes e integrados no Registo de Saúde Eletrónico (RSE).

Assim, o presente projeto e tal como previsto incidiu na desmaterialização do processo de prescrição dos MCDT´s no CHLO, bem como no procedimento de transcrição de relatórios de exames, pelo que se consideram atingidos os objetivos inicialmente definidos.

Do ponto de vista financeiro, o projeto apresentou uma taxa de execução de 86,41%, apresentando pequenos ajustamentos na execução de algumas rubricas.

O projeto permitiu operar uma transformação ao nível da interação com os cidadãos, apresentando impactos significativos em termos de eficiência e eficácia, destacando-se os seguintes:

Ao nível da melhoria da eficiência:

•  A do projeto permitiu a otimização dos recursos do SNS, designadamente os afetos aos processos administrativos e procedimentos associados aos MCDT´s, contribuindo para evitar desperdício no SNS:
• Redução de custos redução de consumíveis, como seja papel e material de consumo;
• Redução de custos com pessoal administrativo, nomeadamente afeta à marcação de exames e entrega de resultados;
• Redução dos custos de não qualidade, relacionados nomeadamente com a maior fiabilidade do processo evitando a necessidade, por exemplo, de repetição de exames nos casos em que existe dificuldades de interpretação ou perceção dos resultados para a elaboração dos relatórios;
• Redução de custos na deslocação de utentes, designadamente pela otimização no agendamento dos exames, permitindo a concentração de vários exames no mesmo dia, e ainda, quando aplicável a realização das consultas subsequentes da especialidade.
• Maior eficiência organizacional, com a utilização dos recursos envolvidos nos processos em atividades de maior valor acrescentado para o CHLO e para o SNS.

Ao nível da melhoria da eficácia:

• Simplificação dos processos administrativos de marcação de exames nos serviços do CHLO, possibilitando a marcação na consulta da especialidade e reduzindo os tempos de espera para a marcação. Este processo permite também a confirmação presencial com o utente e uma racionalização/concentração de vários exames no mesmo dia, evitando desmarcações e várias deslocações dos utentes;
• Redução dos prazos de entrega pela concentração dos processos no CHLO;
• Acesso aos resultados dos exames nos hospitais e cuidados primários, das áreas de proveniência dos utentes, com benefícios para os próprios utentes e profissionais, através da integração no RSE;
• Maior satisfação por parte dos utentes, pela melhoria da qualidade dos processos administrativos, da qualidade e do acesso ao CHLO;
• Maior eficácia dos serviços e nos procedimentos;

Este projeto enquadrou-se inteiramente nos objetivos estratégicos da AP, não só numa perspetiva global de melhoria da qualidade dos serviços de saúde disponibilizados aos cidadãos, mas também na contribuição direta para a concretização do Plano de racionalização das TIC no Ministério da Saúde e de medidas SIMPLEX + 2017.

Destaca-se o agendamento direto no sistema feito pelo próprio médico que prescreve o exame, sendo assim promovida uma marcação de MCDT´S mais eficiente e, que inclusive terá impacto no aumento da eficiência na marcação das consultas subsequentes à realização do exame, assim como a disponibilização dos resultados de exames eletronicamente que se enquadra no programa SIMPLEX + 2017, no âmbito da medida “Novos Modelos de Atendimento” que prevê a implementação de funcionalidades que facilitem o acesso aos serviços públicos, com foco na melhoria da qualidade e rapidez do atendimento.

Saliente-se que em termos do atendimento do utente durante o serviço (exames) passou também a ser promovida a celeridade do processo, uma vez que os profissionais de saúde passaram a ter acesso em tempo real ao processo clínico dos utentes, seja do ponto de vista de prescrição, assim como do ponto de vista de solicitação de opiniões de outros médicos, contribuindo ainda para a redução das deslocações dos utentes ao CHLO, melhorando a satisfação do utente e toda a experiência ao longo do seu percurso nos serviços do CHLO e inclusive do SNS, em resultado da melhoria da qualidade e eficiência dos processos administrativos e da maior eficácia dos serviços e procedimentos.

Este projeto enquadra-se igualmente na desmaterialização dos processos em papel, indo ao encontro da medida SIMPLEX + “Paperless Saúde+”. A medida “Paperless Saúde+” visa desmaterializar os processos clínicos relativamente a MCDT’s, correspondendo ao grande objetivo alcançado com este projeto.

Neste contexto, pode afirmar-se que este projeto apresenta um elevado potencial de disseminação e demonstração.